對制造型企業(yè)來說我們可以清晰看出制造型企業(yè)的共性、組織龐大，人員復雜。要實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，面臨著比其它企業(yè)更多的困難，更要專項專治，著力突破。

合同檔案管理存在的問題

1、合同檔案收集的時效性差

基于文件、資料分散存放于公司各個單元或各個部門的特性，檔案管理員在收集檔案資料時往往需要經(jīng)過繁瑣的溝通與協(xié)調(diào)，容易造成檔案無法快速進行組織、分類、歸檔、查詢的弊端，失去檔案管理當中非常重要的時效性。

2、合同檔案的完整性缺失

制造型企業(yè)集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等多個環(huán)節(jié)。為便于協(xié)作，在工作開展之初，往往會將企業(yè)切分成比較小的協(xié)作單元，每一協(xié)作單元基本都會產(chǎn)生與其工作相關的文件、資料。這部分資料在收集、整理的過程當中，容易丟失，從而造成制造型企業(yè)檔案完整性缺失。

3、合同檔案安全有隱患

制造型企業(yè)人員眾多，自然人員流動性也大。隨著員工的離職或調(diào)崗，保存在其電腦上的資料，若沒有妥善處理，也會相應地消失或外泄。

4、合同檔案利用率低

在制造型企業(yè)檔案管理工作中，往往因為公司產(chǎn)品種類多且文件、資料類型各異，檔案管理工作者工作量非常大，無暇顧及檔案的分類存儲與集中管理，直接降低檔案的搜索和利用效果，不能第一時間為需要檔案的人員提供服務。

此外，基于其人員復雜的特性，如果整個文件、資料、檔案管理系統(tǒng)沒有安全保障機制，也容易出現(xiàn)公司機密被竊取的現(xiàn)象。
檔案完整性缺失、檔案收集時效性差、檔案利用率低下、檔案安全有隱患，這4個，長久以來，一直困擾著制造型企業(yè)檔案管理員。

國內(nèi)開始出現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)，到現(xiàn)在的檔案數(shù)字化管理，檔案人經(jīng)過漫長鉆研與場景實踐，已經(jīng)能夠初步解決以上4個問題。

就共好而言，針對檔案完整性問題，就有了多人管檔、細粒化權限管檔、檔案相關性掛等功能。

我們提出的建議

1、建立完善的合同檔案管理制度

企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動正常運轉(zhuǎn)的重要保障，也是當事人重要的法律憑證。企業(yè)根據(jù)檔案相關規(guī)定，需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構建和完善企業(yè)檔案管理體系，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準確性。

按照國家對檔案工作實行“統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統(tǒng)一管理。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業(yè)的寶貴財富，是體現(xiàn)企業(yè)技術水平、經(jīng)濟實力、資質(zhì)、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據(jù)可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規(guī)范。

2、規(guī)范企業(yè)合同檔案科學管理

在需要得到企業(yè)領導大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規(guī)范，并能有效利用，使管理層認識到企業(yè)合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發(fā)生事務糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來，能為企業(yè)在維護自身權益時起到關鍵性的重要作用，也就能讓領導管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結果會大不相同。為此，需要企業(yè)檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用。

現(xiàn)企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質(zhì)量把控，明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關的附屬內(nèi)容，以確保合同檔案的成套性、內(nèi)容完整性和準確性。

3、處理好合同檔案利用與保密的關系

《合同法》規(guī)定、當事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對方造成損失，應當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業(yè)秘密、技術秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據(jù)法律法規(guī)或交易規(guī)則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎上大力開發(fā)合同檔案資源，服務于企業(yè)的各項工作

4、 加快信息化建設，提升合同檔案管理的網(wǎng)絡化和信息化水平

“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏?！痹谛畔⒒焖侔l(fā)展的今天，通過檔案信息化建設，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現(xiàn)檔案信息處理計算機化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、檔案利用網(wǎng)絡化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網(wǎng)絡連接手段提高資源利用率，實現(xiàn)信息資源共享。同樣，在企業(yè)合同管理工作中，采用先進的信息化技術，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現(xiàn)網(wǎng)絡平臺的在線處理和管理，完成實現(xiàn)合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發(fā)和利用合同檔案。

企業(yè)在辦公平臺上納入了合同管理系統(tǒng)，從合同準備、訂立、執(zhí)行和合同關閉等都實現(xiàn)了文件追蹤查詢，但其基礎信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質(zhì)文件也要按照合同管理要求同步管理。

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企業(yè)面臨困惑

隨著生輝照明業(yè)務不斷的發(fā)展，目前的預算模式受到了前所未有的挑戰(zhàn)，項目管理受到了諸如脫離企業(yè)戰(zhàn)略、偏重財務業(yè)績、重編制輕執(zhí)行、信息反饋滯后、考評指標不科學等方面的問題。

對于項目成本預算控制的需求越來越迫切

生輝照明自2012年開始預算工作，通過以費用為主的預算編制，執(zhí)行，統(tǒng)計，分析工作取得了一定的效果，但費用事后控制，效果不理想。各個業(yè)務部門分別編制自己的預算并提交。財務部對提交的預算編制進行審核；財務部設置預算項目的控制規(guī)則；并對超預算審批事項進行審批；各個業(yè)務部門分別填制自己的借款單、報銷單，對應部門主管審批，財務審批并付款。

Gungho關鍵應用及價值

日常費用報銷，實現(xiàn)自動化，無紙化，省時省力。項目報銷人員在Gungho系統(tǒng)提交；系統(tǒng)自動將電子單據(jù)依流程逐級推送到各級主管、財務人員郵箱；審批通過后，最終自動發(fā)通知給報銷人，交給出納原始發(fā)票，出納網(wǎng)銀支付。

項目采購類付款納入預算管控，有效管控項目采購資金。部門請購時，填寫相應請購單據(jù)，根據(jù)設置的預算控制項目采購類型選擇預算項目，后續(xù)生成項目采購訂單時進行控制預算，保證了項目采購資金的事前控制。

超過預算，啟動例外審批流程，費用控制100%。如果某項費用超過預算，系統(tǒng)啟動例外審批流程，更高級別領導審批后，方可傳遞到財務部門，每一筆費用都得到監(jiān)控并妥善處理

天藍環(huán)保作為全國大氣污染治理領域的龍頭企業(yè)之一，領銜起草了國家行業(yè)技術標準規(guī)范，獲得“中國環(huán)保產(chǎn)業(yè)骨干企業(yè)”榮譽稱號

天藍在2018開始部署開合信息的Gungho項目管理軟件，為企業(yè)管理幾百個脫硫項目，實現(xiàn)項目計劃排布，任務分解，跟蹤管理，超期任務報警，合同跟蹤管理等功能